Dall'incarico alla firma senza stampare niente

Il documento parte per la firma dal gestionale: chi deve firmare riceve un link, apre, legge e firma dal telefono o dal computer, senza installare niente e senza creare un account.

La firma è accompagnata dalle evidenze che le danno valore: identità di chi ha firmato, data e ora certe, indirizzo di provenienza, e l'impronta del documento che dimostra che il testo non è cambiato dopo la firma. È tutto raccolto nel rapporto allegato al documento firmato.

Ai fini pratici questo copre l'incarico di mediazione, la proposta d'acquisto e i documenti di consenso. Per gli atti che richiedono la forma pubblica resta il notaio: il gestionale non sostituisce quello che la legge affida a lui.

Il documento firmato torna da solo nel fascicolo dell'immobile e in quello del cliente, insieme al rapporto. Non c'è il passaggio in cui qualcuno deve ricordarsi di archiviare, che è il passaggio in cui i documenti spariscono.

Incarichi, proposte, preliminari e lettere si costruiscono da modelli in cui i dati dell'immobile, del proprietario, dell'acquirente e dell'agenzia entrano automaticamente. Il rischio di un indirizzo sbagliato o di un dato catastale ricopiato male sparisce, perché nessuno lo ricopia.

I modelli sono tuoi: puoi partire da quelli forniti e adattarli alle clausole che usi, oppure caricare i testi che il tuo consulente ha già preparato. Le condizioni che cambiano da un incarico all'altro — durata, esclusiva, provvigione — restano campi da compilare, non testo da riscrivere.

Ogni documento generato resta legato all'immobile e alla persona, con la sua versione e la sua data. Se una trattativa produce tre proposte successive, le hai tutte e tre in ordine, e si vede quale è stata accettata.

Un incarico scaduto senza che nessuno se ne accorga è un immobile che stai promuovendo senza titolo per farlo. Le scadenze stanno sull'incarico e avvisano in anticipo, con il tempo necessario per parlare del rinnovo prima che il termine sia passato.

Le richieste di firma aperte hanno un elenco proprio, ordinato per quanto sono ferme. È la lista che conviene guardare il lunedì mattina: un documento in attesa da nove giorni non è una pratica lenta, è una trattativa che si sta raffreddando.

Alla scadenza dell'incarico hai in mano tutto quello che serve per chiedere il rinnovo: da quanto tempo l'immobile è sul mercato, quante visite ha avuto, quali proposte sono arrivate e a quale prezzo. Il rinnovo si ottiene mostrando il lavoro fatto, non ricordando al proprietario che il termine sta per scadere.