L'agenda dell'agenzia, non quella dei singoli agenti

Visite, sopralluoghi di valutazione, incontri in ufficio e firme stanno in un'agenda unica, filtrabile per agente, per immobile o per cliente. Ogni appuntamento è collegato a quello di cui parla: aprendo la visita vedi l'immobile, il cliente e la storia di entrambi.

Il collegamento è ciò che rende l'agenda utile il giorno dopo. Un appuntamento chiuso lascia l'esito sulla scheda del cliente e su quella dell'immobile — chi c'era, cosa è emerso, se c'è interesse — invece di svanire come una riga di calendario passata.

Chi lavora fuori usa la stessa agenda dall'app: la visita si conferma o si sposta dal telefono, e in ufficio lo sanno subito.

Ogni persona che lavora in agenzia ha un accesso proprio con un ruolo: titolare, responsabile, agente, segreteria, collaboratore esterno. Il ruolo decide cosa vede e cosa può fare, voce per voce.

I permessi si personalizzano: puoi decidere che gli agenti non vedano le provvigioni degli altri, che la segreteria inserisca appuntamenti ma non modifichi i prezzi, che un collaboratore esterno veda solo gli immobili che gli hai assegnato.

Quando qualcuno lascia l'agenzia si revoca l'accesso e basta: i suoi clienti, i suoi immobili e il suo storico restano dove sono, e si riassegnano a chi prende il suo posto.

Le agenzie con più uffici possono tenere portafoglio e team divisi per sede, con i numeri di ciascuna separati e la vista complessiva per chi guida il gruppo.

Un immobile resta della sede che l'ha acquisito, ma può essere reso visibile alle altre: è il modo in cui una rete condivide il portafoglio senza litigare sulle provvigioni, perché la sede di origine resta scritta sulla scheda.

Anche i confronti fra sedi diventano possibili: acquisizioni, tempi medi di vendita e conversioni per ufficio, senza esportare niente.

Un nuovo lead dal sito, un incarico in scadenza, una proposta ricevuta, un appuntamento fra un'ora: le notifiche arrivano dentro il gestionale, via email e come notifica push sul telefono, a chi di dovere e non a tutti.

Quello che si notifica è configurabile per ruolo. Un titolare vuole sapere di ogni nuova acquisizione; un agente vuole sapere dei propri clienti e basta, o smetterà di guardare le notifiche entro una settimana.

La regola pratica è tenerne poche e vere. Una notifica che arriva sempre diventa rumore nel giro di dieci giorni, e da lì in poi passano inosservate anche quelle che contavano — la proposta ricevuta il venerdì sera, l'incarico che scade lunedì.

Gli appuntamenti del gestionale si riversano nel calendario Google dell'agente, e restano aggiornati quando cambiano. Chi ha già l'abitudine di guardare il telefono la mattina non deve cambiarla.

Con l'accesso Google collegato, le email scambiate con un cliente possono essere ricondotte alla sua scheda: la corrispondenza resta nella casella di sempre, e in agenzia si sa che esiste.

Il collegamento si concede per singolo agente e si revoca quando si vuole, dalle impostazioni dell'account Google o da quelle del gestionale. Chi non lo attiva lavora esattamente come prima: nessuna funzione dipende dall'avere Google.