Il portafoglio immobili e le acquisizioni, nello stesso posto

Ogni immobile ha una scheda con i dati catastali, la classe energetica, le superfici, gli spazi accessori, il prezzo richiesto e quello minimo concordato con il proprietario, le foto ordinate e le planimetrie. Tutto quello che serve per pubblicarlo su un portale è già lì, scritto una volta.

La scheda tiene anche il lato riservato: il prezzo sotto il quale il proprietario non scende, le note sulle trattative andate male, i vincoli emersi in fase di verifica. Restano visibili al team e non finiscono mai nella pubblicazione.

Ogni immobile è legato al suo proprietario, al suo incarico con relative scadenze, alle visite fatte e alle proposte ricevute. Quando il proprietario chiama per chiedere come sta andando, la risposta è sullo schermo invece che da ricostruire.

Prendere un incarico è un processo lungo, fatto di passaggi che si dimenticano: la segnalazione, il primo contatto, il sopralluogo, la valutazione, la presentazione al proprietario, la trattativa sulle condizioni, la firma. Ogni passaggio ha una fase, un responsabile e una data prevista, e le acquisizioni ferme si vedono a colpo d'occhio.

Perché conta: le acquisizioni non si perdono per una valutazione sbagliata, si perdono per una settimana di silenzio dopo il sopralluogo. Un elenco delle pratiche ferme da più di tot giorni è il modo più semplice per non regalare incarichi alla concorrenza.

Quando l'acquisizione si chiude, l'immobile entra in portafoglio con i dati già raccolti e la lettera d'incarico viene firmata da chi seguirà quell'agenzia: nessun nuovo inserimento, nessuna ridigitazione.

Chi arriva da un altro gestionale, o ha il portafoglio già online, non deve ribattere niente: l'importazione da Idealista porta dentro schede, caratteristiche e fotografie degli annunci pubblicati e li trasforma in immobili del gestionale.

È il passaggio che di solito blocca un cambio di software. Ricopiare ottanta immobili a mano è una settimana di lavoro che nessuno ha, e infatti si finisce per restare sul gestionale che non piace più.

Dopo l'importazione i dati sono tuoi e modificabili come qualunque altro immobile: l'import è un punto di partenza, non un legame permanente con il portale da cui vieni.

Visure, planimetrie catastali, APE, atti di provenienza, certificazioni degli impianti, verbali di assemblea: ogni documento sta sull'immobile a cui appartiene, con la data di caricamento e chi l'ha messo.

Quando arriva la proposta e il notaio chiede la documentazione, la si prende da un posto solo. È la fase in cui si perdono i giorni, e sono giorni in cui una trattativa può raffreddarsi.

I documenti si condividono con il cliente o con il collega tramite link, senza allegare file pesanti a un'email e senza fare copie che poi nessuno sa quale sia la versione buona.